Die Rolle der Führungskraft als Coach im gehirngerechten Onboarding
Was ist gehirngerechtes Onboarding?
Der Begriff Onboarding bezeichnet einen Prozess im Personalmanagement, bei dem neue Mitarbeiter eingestellt werden. Unter das Onboarding fallen vor allem Maßnahmen der Eingliederung ins Unternehmen. Nur so kann die Leistungsfähigkeit einer Organisation langfristig sichergestellt werden. Der Fachkräftemangel und eine hohe Fluktuationsrate in zahlreichen Brachen sorgen dafür, dass Onboardingprozesse immer relevanter werden. Und der erste Eindruck vom Unternehmen ist entscheidend für das Engagement, das Ausmaß an Eigeninitiative und die Motivation neuer Mitarbeiter.
Onboarding ist damit GEHIRNgerecht. Denn langfristige angelegte und strukturierte, gehirngerechte Onboardingprozesse sorgen dafür, dass neue Mitarbeiter sich zeitnah fachlich sicher fühlen und Aufgaben erledigen, die sie weder unter- noch überfordern. Stärken werden rascher erkannt und können gezielt gefördert werden. Auch die Teamfähigkeit der Mitarbeiter steigert sich durch Onboarding. Neue Kollegen sind nach kurzer Zeit bereits sozial gut integriert und bauen tragfähige Beziehungen untereinander, zu ihren Vorgesetzten und anderen Abteilungen auf. Die Unternehmenskultur wird angenommen und fördert ebenfalls die Bindung zur Organisation.
Der optimale Onboarding Prozess
In einen optimalen Onboardingprozess sind alle Beteiligten involviert. Dazu zählen sowohl Führungskräfte als auch der Arbeitsschutz und das Office Management. Damit die Onboardingprozesse einem firmeneigenen, systematischen Prinzip folgen, sollte die HR Abteilung die Steuerung übernehmen. Damit kann garantiert werden, dass das Onboarding bei jeder Neueinstellung die gleiche Qualität aufweist und flüssig abläuft. Es ist entscheidend für den Erfolg von Onboardingmaßnahmen, die Führungskräfte in den Prozess zu integrieren. Gespräche zur Klärung von Zielen und Erwartungen werden von den Vorgesetzten geführt, um gleich zu Beginn der Tätigkeit die offene Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zu fördern. Und anschließende Gesprächen haben einen reflektierenden Charakter. Hierbei kann festgestellt werden, welche Ziele möglicherweise verändert oder angepasst werden können. Eine schlechte Einführung führt zu einer rasch eintretenden Unzufriedenheit und hohen Fluktuationsraten. Viele Mitarbeiter hegen bereits am ersten Arbeitstag Gedanken an eine Kündigung, wenn sie sich nicht gut aufgehoben fühlen und vernachlässigt werden. Dieser Problematik kann durch ein gut geplantes, gehirngerechtes Onboarding entgegengewirkt werden.
Gehirngerechtes Onboarding – Phase 1 – Vorbereitung
Die erste Phase des Onboardings findet von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag statt. In dieser Vorbereitungsphase organisieren die zentralen Impulsgeber des Onboardings vorab alles, was zum Prozess dazugehört. Sowohl die IT als auch das Office Management müssen informiert werden und sind dadurch in der Lage, Laptop, Schlüsselkarte und weitere wichtige Dinge rechtzeitig bereitzustellen. Die wichtigsten Informationen werden dem neuen Mitarbeiter zugesendet und offene Fragen werden geklärt. Darunter zählen Arbeitszeiten, die Notwendigkeit von Hort- oder Kindergartenplätzen, die Ernennung eines Mentors und die Vorbereitung des zukünftigen Arbeitsplatzes mit einem Telefon, einem E-Mail-Account, IT-Berechtigungen und Namensschildern. Auch die anderen Mitarbeiter werden in dieser Phase über den Stellenantritt des neuen Mitarbeiters informiert. In dieser Phase liegt es in der Hand der Führungskraft mit der HR Abteilung und anderen Beteiligten zu besprechen, welche Rolle dem neuen Mitarbeiter zukommt und in welche Projekte er zu Beginn involviert werden soll.
Denn GEHIRNgerechtes Onboarding bedeutet, alles zu tun, damit sich ein neuer Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag willkommen und gut aufgehoben fühlt.
Gehirngerechtes Onboarding – Phase 2 – Orientierung
Die zweite Phase des Onboardings wird als Orientierungsphase bezeichnet. Diese dauert circa drei Monate vom ersten Arbeitstag an. Während dieser Zeit lernt der Mitarbeiter seine Aufgaben, das Unternehmen, die Kollegen und sämtliche Tätigkeiten und Abläufe kennen. Dadurch kann er sich schnell in seine Rolle einfinden und wird dabei von HR unterstützt. Auch Mentoren haben in dieser Zeit eine zentrale Funktion. Der neue Mitarbeiter und sein Mentor sollten sich bereits am ersten Tag vorgestellt werden. Dadurch können besonders die Fragen, die am Anfang aufkommen direkt und unkompliziert geklärt werden. Im Laufe der zweiten Phase sollte es zudem zu einem Gespräch mit dem Vorgesetzten kommen, in dem die gegenseitigen Erwartungen geklärt werden. Ziele werden besprochen und es gibt ein erstes Feedback. Diese Gespräche finden vornehmlich durch die Führungskraft statt, können aber auch mit dem Mentor in etwas häufigeren Abständen geführt werden. Wichtig für die Führungskraft ist es, sich mit dem Mentor zu besprechen, um das Gespräch individuell auf die Fortschritte des jeweiligen neuen Mitarbeiters anpassen zu können.
Sinnvoll ist in dieser Phase für gehirngerechtes Onboarding auch ein persolog DISG Assessment, um Verhaltenstendenzen zu erkennen und neue Mitarbeiter optimal in Teams zu integrieren.
Gehirngerechtes Onboarding – Phase 3 – Integration
Die Integrationsphase vom 3. bis zum 6. bzw. 12. Monat nach der Einstellung schließt den Onboardingprozess ab. Durch den langfristig angelegten Prozess wird der Mitarbeiter stetig immer mehr ins Unternehmen integriert und hat im Lauf der Zeit die Möglichkeit, selbst Initiative zu ergreifen und neue Ideen umzusetzen. Zudem finden in dieser dritten Phase Workshops, Einführungsveranstaltungen und Informationswochenenden mit anderen neuen Mitarbeitern statt. Die Teambildung wird aktiv gefördert. Auch der Chef hat in diesem Rahmen die Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter privater kennenzulernen und eine Bindung aufzubauen. Durch die teambildenden Maßnahmen ist es für Führungskräfte häufig auch möglich, Stärken oder gut funktionierenden Teamkonstellationen der Mitarbeiter festzustellen, die im Arbeitsalltag verborgen bleiben. Neue Mitarbeiter haben in der dritten Phase auch die Möglichkeit, Fortbildungsangebote wahrzunehmen und weitere Feedbackgespräche zu führen. Bei diesen können beispielsweise Projekte mit einer starken selbstständigen Beteiligung mit dem Vorgesetzten besprochen werden.
GEHIRNgerechtes Onboarding als Erfolgsfaktor
Gehirngerechtes Onboarding ist für Unternehmen unersetzlich geworden.
Denn neu eingestellte Mitarbeiter bringen oft aus anderen Unternehmen bereits hohe Erwartungen an eine gelungene Einarbeitungszeit mit sich. Andernfalls kommt schnell die Überlegung auf, sich nach einer „besseren“ Stelle umzuschauen. Und bereits diese Gedanken senken die Motivation und verhindern eine erfolgreiche Integration in die Unternehmenskultur. Die Rolle der Führungskraft in Onboardingprozessen ist entscheidend, da diese die Unternehmenskultur prägen und dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter das Gefühl haben, genau die richtige Wahl getroffen zu haben.
Und damit ist gehirngerechtes Onboarding ein wichtiger Bestandteil GEHIRNgerechten Führens. Nicht die Fakten über eine Position und ein Unternehmen sind entscheidend für den Erfolg der Mitarbeiter. Sondern wie sie über Ihre Position, Ihre Aufgaben, Ihr Team und vor allem sich selbst in dieser Position fühlen. KEIN Onboarding ist damit praktisch unbezahlbar …